Information om behandling af ansøgeres personoplysninger
Fonden udgør den dataansvarlige enhed som defineret i Persondataforordningen og er dermed ansvarlig for, at dine persondata behandles i overensstemmelse med lovgivningen, herunder de sikkerhedstekniske krav. Henvendelser vedrørende behandling af dine persondata skal rettes til fonden.
I denne privatlivspolitik beskriver vi forhold omkring vores behandling og videregivelse af personoplysninger.
Hvilke oplysninger registrerer vi og hvorfor?
Under udfyldelsen af ansøgningsskemaet bliver du bedt om at indtaste en række oplysninger, heriblandt dine personoplysninger. Personoplysningerne indgår i sagsbehandlingen af din ansøgning om fondsmidler, herunder i den eventuelt opfølgende kommunikation med dig som ansøger eller med de øvrige angivne kontaktpersoner i projektejers organisation.
De oplysninger, vi indsamler om dig, er nødvendige for, at vi kan gennemføre en fagligt forsvarlig og korrekt ansøgningsbehandling.
Vi indsamler følgende kategorier af personoplysninger om dig:
Almindelige personoplysninger:
Navn, adresse, e-mail, telefonnummer, navn på ansøgers organisation og eventuelle arbejdsgiver, forening eller virksomhed og CVR-nummer på denne samt tilknyttede bankregistrerings- og kontonumre. Kun i forbindelse med ansøgning som privatperson beder vi desuden om CPR-nummer samt personlige kontooplysninger.
Uddannelses- og erfaringsmæssige oplysninger indeholdt i dit CV samt andre oplysninger uploadet i din ansøgning.
Bevillings- og ansøgerhistorik.
Særlige kategorier af personoplysninger (”følsomme oplysninger”):
CPR-nummer og private kontooplysninger er nødvendige for sagsbehandlingen, hvis du ansøger som privatperson.
Øvrige typer af følsomme personoplysninger som eksempelvis racemæssig eller etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssige tilhørsforhold og oplysninger om helbredsmæssige og seksuelle forhold eller seksuel orientering, genetiske og biometriske data indsamles ikke og vil alene forekomme i vores sagssystem, hvis du af egen drift har indsendt dem.
Kilder:
Vi indsamler alene oplysninger direkte fra dig via hjemmesidens onlineansøgningsskema, som du har udfyldt med henblik på at lade fonden vurdere en ansøgning.
Formål med indsamlingen:
De formål, som vi indsamler og behandler oplysningerne til, er disse:
- Ekspedition, behandling og vurdering af den pågældende ansøgning
- Opfølgning i forhold til tildelte midler
- Indberetning af legattildeling til SKAT
- Udarbejdelse af statistik om fondens ansøgere og bevillingsmodtagere
- Udarbejdelse af statistik om fondens støttede formål og projekter
- Overholdelse af gældende
lovgivning og varetagelse af andre legitime interesser (f.eks. EU’s
databeskyttelsesforordning), f.eks.
- Dokumentationspligt
- Overholdelse af basale principper for behandling af personoplysninger og juridisk hjemmel for behandlingen
- Iværksættelse og vedligeholdelse af tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, herunder men ikke begrænset til at hindre uautoriseret adgang til systemer og oplysninger, hindre modtagelse eller distribution af ondsindet kode, standsning af overbelastningsangreb (denial-of-service-angreb) og beskadigelser af computersystemer og elektroniske kommunikationssystemer
- Undersøgelse af mistanke eller viden om sikkerhedsbrud og rapportering til registrerede og myndigheder
- Håndtering af forespørgsler og klager fra registrerede og andre
- Håndtering af inspektioner og forespørgsler fra tilsynsmyndigheder
- Håndtering af tvister med registrerede og tredjeparter.
Automatiske, individuelle beslutninger:
Persondata behandles ikke til brug for automatiseret, individuel beslutningstagning eller profilering.
Det juridiske grundlag:
Vi indsamler personoplysninger baseret på følgende
behandlingsgrundlag:
Persondataforordningens artikel 6.1.f (Persondata, der er nødvendige for
forfølgelsen af fondens legitime interesser
samt
Persondataforordningens artikel 6.1.c (Persondata, der er nødvendige for at overholde en retlig forpligtelse om indberetning og dokumentation af uddelinger)
De legitime interesser er:
– at kunne vurdere ansøgningerne, give tilsagn og afslag og uddele legatmidler til legatmodtagere
– at kommunikere direkte i forbindelse med ansøgningsbehandlingen.
– at kunne anvende personoplysningerne i forbindelse med den eventuelt efterfølgende løbende projektkommunikation eller afsluttende afrapportering.
– I forhold til iværksættelse og vedligeholdelse af sikkerhedsforanstaltninger er fondens juridiske grundlag for behandling lovgivning om interesseafvejning, idet fonden har en legitim interesse i sikring af sin hjemmeside mod f.eks. hackerangreb.
De retlige interesser er:
– at kunne efterleve vores indberetningspligt efter
skattekontrolloven, hvorefter alle uddelinger
skal indberettes til SKAT.
Derudover behandler vi personoplysninger til regulatoriske formål i fondsloven og årsregnskabsloven.
Videregivelse af oplysninger:
Vi deler som udgangspunkt ikke dine personoplysninger med andre. Dog kan vores eksterne IT-leverandører i forbindelse med support få adgang til oplysningerne. Det vil i så fald ske inden for rammerne af databehandleraftaler, der lever op til persondataforordningen.
Da fonden efter skattekontrolloven er indberetningspligtig til SKAT for samtlige uddelinger, bliver du som privatperson bedt om at oplyse dit CPR-nummer og som virksomhed/organisation et CVR-nummer. Dette videregives til SKAT ved indberetning af uddelingen.
Vores eksterne IT-leverandører er underlagt kravene i databeskyttelseslovgivningen i Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde og Schweiz vedrørende opbevaring af data fra Det Europæiske
Økonomiske Samarbejdsområde og Schweiz.
Herudover deler vi personoplysninger med følgende modtagere;
- Revisorer, advokater og eventuelle andre, som rådgiver fonden og udøver kontrol med bevillinger
- Vi offentliggør, hvilke legatmodtagere og forskningsprojekter vi støtter. Såfremt en ansøger ikke ønsker sine personoplysninger offentliggjort, kan ansøgeren frabede sig dette ved at kontakte fonden.
Opbevaring:
Vi opbevarer personoplysningerne, så længe de tjener de ovennævnte formål: Ansøgningsbehandling, projektkommunikation, projektopfølgning, skatteindberetning og bogføring.
Er ansøgningen vedlagt et CV, slettes CV’et efter endt sagsbehandling, medmindre vi har imødekommet din ansøgning. I så fald forbeholder vi os at opbevare et CV i op til 3 år.
Vi opbevarer alene CPR-numre på de ansøgere, som modtager en bevilling.
Skulle ansøgningen få afslag, sletter vi personoplysningerne, inklusiv eventuelt CPR-nummer, efter endt sagsbehandling.
Fonden er forpligtet til at opbevare bogførings- og regnskabsmateriale i 5 år fra udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører.
Dine rettigheder i forhold til persondata
Du har ret til at bede om indsigt, berigtigelse eller
sletning af dine personoplysninger.
Du har også ret til at modsætte dig behandlingen af dine personoplysninger og
få behandlingen af dine personoplysninger begrænset.
Hvis behandlingen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du
til enhver tid ret til at tilbagekalde dit samtykke. Din tilbagekaldelse vil
ikke have betydning for lovligheden af den behandling, der har fundet sted, før
du tilbagekaldte dit samtykke.
Du har ret til at modtage de personoplysninger, som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed – i Danmark er det Datatilsynet – se mere på datatilsynet.dk
Ønsker du at gøre brug af dine rettigheder, kan du henvende dig til fonden.
Der kan være betingelser eller begrænsninger til her nævnte rettigheder. Dette afhænger af de konkrete omstændigheder i forbindelse med behandlingsaktiviteterne.
Kontakt
Hvis ansøgere har spørgsmål vedrørende behandlingen af personoplysningerne eller udnyttelsen af sine rettigheder, er ansøgere velkomne til at kontakte fonden ved hjælp af disse kontaktoplysninger:
Eva og Henry Frænkels Mindefond
c/o Redmark
Dirch Passers Allé 76
2000 Frederiksberg
Danmark
Tlf.nr.: (+45) 28 26 19 00
E-mailadresse: fraenkel@fraenkel.info
Opdateret den 1. februar 2020